كيف تدير وقتك بفعالية ؟
الوقت هو أحد الموارد المتاحة للمسؤول لتحقيق أهداف العمل 0 وتقاس فعالية هذا الوقت بمدى كفاءة المسؤول في الاستفادة منه لتحقيق هذه الأهداف مقارنة بالتكلفة التي تتكبدها المؤسسة لشراء هذا الوقت على شكل مرتبات وأجور ومزايا نقدية وعينية 0
إليك بعض المقترحات العلمية التي يمكنها أن تساعدك على حسن إدارتك للوقت :
* ضع ، صباح ، كل يوم ، قائمة بالأعمال التي يجب القيام بها خلال اليوم ، وذلك من واقع خطـة العمل الاسبوعية ، ومن المواعيد والإجتماعات المتفق عليها سابقاً 0
* حدد أولويات إنجاز الاعمال مبتدءاً بالأهم فالمهم ثم الأقل أهمية ، واعمل على الالتزام ما أمكن 0
* لا تعطي الولويات لانجاز الأمور الأكثر متعة وسهولة على حساب تأجيل إنجاز الأمور الهامة 0
* حدد الأعمال التي يمكنك تفويض مسؤولية القيام بها للمرؤوسين ، وأحرص على تحديد مواعيد إنجازها ، وكذلك متابعة إنجازها في الوقت المناسب 0
* خصص وقتاً لإنجاز الأمور التي تتطلب التركيز الشديد ، واحرص على عدم مقاطعتك خلالها ، ويمكنك أن تحتجب خلالها هذا الوقت في مكتب آخر حرصاً على عدم المقاطعة ، مثل العمل في غرفة الإجتماعات 0
* احصر الأمور الروتينية أو غير هامة التي يمكن إنجازها حسب توفر الوقت 0 مثلا اغتنم فرصة تأخر أحد الضيوف عن الحضور الى مكتبك في الموعـد المحدد ، أو فرصة تأخير أو إلغاء موعد إنعقاد أحد الإجتماعات لانجاز هذه المهام 0
* لا تؤجل اتخاذ القرارات الروتينية التي لا تحتاج لوقت طويل لدراستها لأن العودة للتفكير فيها لاحقاً سيستغرق وقتاً أطول 0
* ضع قائمة بالمكالمات الهاتفية التي تود إجراءها ، وخصص وقتاً محدداً كل يوم لإجراء المكالمات تباعاً 0
* جامل الآخرين ولكن لا تسمح لهم بالاسترسال في الأحاديث الشخصية خلال المكالمات الهاتفية أو الإجتماعات الثنائية ، اوضح للشخص الآخر بلباقة أنك ترحب بمقابلته أثناء فترة الغداء أو فترة الراحة لمناقشة الموضوع 0
* أطلع مساعدك أو سكرتيرك باستمرار على أولويات عملك خلال اليوم بحيث يساعدك على تنظيم وقتك وتحسين إدارته 0
الفريق هو مجموعة من الأفراد ، مجتمعين معاً ، يجمعهم ويوجههم هدف عام يعملون من أجل تحقيق نفـس النتائج والفريق بمثـابة محطة توليد لطاقات كامنة ، لأن كل فرد فيه يقدم مساهمة فريدة من نوعها0 والفريق الجيد هو الذي يعتبر أن الكل أكبر وأعظم من الجزء 0
يعتبر تكوين فريق العمل من ملامح الإدارة الناجحة التي تحرص على الإنجاز ، وتحترم التخصص وتسعى الى المزيد من المشاركة بينها وبين أفراد الوزارة 0
ومن أهم الأسباب التي تدفع المسئولين الى تكوين فرق العمل مايلي :
1- الإستفادة من المواهب المتعددة للأفراد 0
2- زيادة الإتصال بين الأعضاء 0
3- تنمية الشعور بالاتحاد والصداقة 0
4- إيجاد جو التعاون لزيادة الانتاج 0
5- الوصول الى حلول جماعية 0
6- تخفيف الأعباء وتوزيع الأدوار 0
7- تبادل المعلومات والتجارب 0
-8- الفاعلية في حل المشاكل لتوفير الخبرة 0
9-توفر إرجاع الأثر ( التغذية العكسية أو المرتدة ) بشكل مباشر 0
10 -تحقيق التوازن بين انتاجية الفريق واحتياجات الأعضاء 0
الوقت هو أحد الموارد المتاحة للمسؤول لتحقيق أهداف العمل 0 وتقاس فعالية هذا الوقت بمدى كفاءة المسؤول في الاستفادة منه لتحقيق هذه الأهداف مقارنة بالتكلفة التي تتكبدها المؤسسة لشراء هذا الوقت على شكل مرتبات وأجور ومزايا نقدية وعينية 0
إليك بعض المقترحات العلمية التي يمكنها أن تساعدك على حسن إدارتك للوقت :
* ضع ، صباح ، كل يوم ، قائمة بالأعمال التي يجب القيام بها خلال اليوم ، وذلك من واقع خطـة العمل الاسبوعية ، ومن المواعيد والإجتماعات المتفق عليها سابقاً 0
* حدد أولويات إنجاز الاعمال مبتدءاً بالأهم فالمهم ثم الأقل أهمية ، واعمل على الالتزام ما أمكن 0
* لا تعطي الولويات لانجاز الأمور الأكثر متعة وسهولة على حساب تأجيل إنجاز الأمور الهامة 0
* حدد الأعمال التي يمكنك تفويض مسؤولية القيام بها للمرؤوسين ، وأحرص على تحديد مواعيد إنجازها ، وكذلك متابعة إنجازها في الوقت المناسب 0
* خصص وقتاً لإنجاز الأمور التي تتطلب التركيز الشديد ، واحرص على عدم مقاطعتك خلالها ، ويمكنك أن تحتجب خلالها هذا الوقت في مكتب آخر حرصاً على عدم المقاطعة ، مثل العمل في غرفة الإجتماعات 0
* احصر الأمور الروتينية أو غير هامة التي يمكن إنجازها حسب توفر الوقت 0 مثلا اغتنم فرصة تأخر أحد الضيوف عن الحضور الى مكتبك في الموعـد المحدد ، أو فرصة تأخير أو إلغاء موعد إنعقاد أحد الإجتماعات لانجاز هذه المهام 0
* لا تؤجل اتخاذ القرارات الروتينية التي لا تحتاج لوقت طويل لدراستها لأن العودة للتفكير فيها لاحقاً سيستغرق وقتاً أطول 0
* ضع قائمة بالمكالمات الهاتفية التي تود إجراءها ، وخصص وقتاً محدداً كل يوم لإجراء المكالمات تباعاً 0
* جامل الآخرين ولكن لا تسمح لهم بالاسترسال في الأحاديث الشخصية خلال المكالمات الهاتفية أو الإجتماعات الثنائية ، اوضح للشخص الآخر بلباقة أنك ترحب بمقابلته أثناء فترة الغداء أو فترة الراحة لمناقشة الموضوع 0
* أطلع مساعدك أو سكرتيرك باستمرار على أولويات عملك خلال اليوم بحيث يساعدك على تنظيم وقتك وتحسين إدارته 0
الفريق هو مجموعة من الأفراد ، مجتمعين معاً ، يجمعهم ويوجههم هدف عام يعملون من أجل تحقيق نفـس النتائج والفريق بمثـابة محطة توليد لطاقات كامنة ، لأن كل فرد فيه يقدم مساهمة فريدة من نوعها0 والفريق الجيد هو الذي يعتبر أن الكل أكبر وأعظم من الجزء 0
يعتبر تكوين فريق العمل من ملامح الإدارة الناجحة التي تحرص على الإنجاز ، وتحترم التخصص وتسعى الى المزيد من المشاركة بينها وبين أفراد الوزارة 0
ومن أهم الأسباب التي تدفع المسئولين الى تكوين فرق العمل مايلي :
1- الإستفادة من المواهب المتعددة للأفراد 0
2- زيادة الإتصال بين الأعضاء 0
3- تنمية الشعور بالاتحاد والصداقة 0
4- إيجاد جو التعاون لزيادة الانتاج 0
5- الوصول الى حلول جماعية 0
6- تخفيف الأعباء وتوزيع الأدوار 0
7- تبادل المعلومات والتجارب 0
-8- الفاعلية في حل المشاكل لتوفير الخبرة 0
9-توفر إرجاع الأثر ( التغذية العكسية أو المرتدة ) بشكل مباشر 0
10 -تحقيق التوازن بين انتاجية الفريق واحتياجات الأعضاء 0